학술대회 처음 운영한다면, 이것만 알면 됩니다
학회 사무국에서 학술대회 처음 맡으셨나요? 초록 접수부터 현장 운영까지, 몰라서 헤맸던 것들 정리했습니다.
학회 사무국에 처음 왔을 때, 선배가 그랬어요. "내년 춘계학술대회 네가 맡아봐." 솔직히 뭘 어떻게 해야 하는지 하나도 몰랐습니다. 학술대회라곤 참석만 해봤지, 뒷단에서 뭘 하는지는 전혀 몰랐거든요.
그때 정리해둔 게 이 가이드입니다. 학술대회 운영 5년 차인 지금 봐도, 처음 운영하시는 분들한테는 도움이 될 것 같아서 공유해요.
1년 전부터 준비하세요
"1년이나 전에?"라고 생각하실 수 있는데, 막상 해보면 시간이 모자라요.
기본 사항 정하기
학술위원회나 이사회에서 정해야 할 것들:
| 결정 사항 | 왜 먼저 정해야 하나요? |
|---|---|
| 개최 일정 | 호텔/컨벤션 예약 때문에 |
| 개최 장소 | 인기 있는 곳은 1년 전에 꽉 참 |
| 대회 주제 | 초청 연사 섭외할 때 필요 |
| 예상 규모 | 예산 짜려면 알아야 함 |
예산, 현실적으로 잡으세요
처음이면 예산 잡기가 제일 어려워요. 대략적인 비율은 이래요:
수입
- 등록비: 60~70% (제일 큰 비중)
- 후원금: 20~30%
- 기타 (광고, 전시): 10% 내외
지출
- 장소 대관: 20~25%
- 식음료: 15~20% (케이터링 비용 생각보다 많이 나가요)
- 연사 사례비/항공/숙박: 15~20%
- 프로그램북/명찰/인쇄물: 10~15%
- 운영 인력: 10~15%
- 예비비: 최소 10% (꼭 남겨두세요)
팁: 등록비 수입에만 의존하면 위험해요. 참가자 수 예측이 틀리면 바로 적자거든요. 후원 유치를 적극적으로 하세요.
초록 접수: 시스템이 반입니다
온라인 시스템 꼭 쓰세요
이메일로 받으면 나중에 정리할 때 지옥입니다. 진짜예요.
시스템에 있어야 할 기능
- 초록 제출 (워드/PDF)
- 저자 정보 입력
- 발표 유형 선택 (구두/포스터)
- 자동 접수 확인 이메일
- 관리자용 현황 대시보드
무료 도구도 많아요. 구글 폼으로 시작해도 되고, 예산 있으면 전문 시스템 쓰는 게 편하긴 합니다.
일정은 넉넉하게
[권장 일정]
초록 접수 시작: D-150
초록 접수 마감: D-90
→ 연장 1회 (D-80)까지 예상하세요. 마감일에 절반이 들어옴
심사 완료: D-60
결과 통보: D-55
사전등록 마감: D-30
심사, 이렇게 진행하세요
심사위원 배정
- 분야별로 2~3명씩
- 같은 기관은 피해주세요 (이해충돌)
- 심사 기한은 2주 정도
심사 기준 예시
| 항목 | 배점 | 기준 |
|---|---|---|
| 독창성 | 30점 | 새로운 관점이나 발견이 있나 |
| 학술적 완성도 | 30점 | 방법론이 타당한가 |
| 발표 적합성 | 20점 | 학회 주제와 맞나 |
| 작성 품질 | 20점 | 읽기 쉽게 썼나 |
결과 통보 이메일
정중하게 쓰세요. 떨어진 분들도 다음에 또 오셔야 하니까요.
[채택 통보 예시]
OOO 선생님께,
귀하의 초록이 2026년 춘계학술대회에 채택되었음을 알려드립니다.
• 초록 제목: [제목]
• 발표 유형: 구두 발표
• 발표 일시: 3월 15일(금) 14:00-14:15
• 세션: 세션 A (제1회의실)
사전등록 마감은 2월 28일입니다.
발표 자료는 3월 10일까지 제출 부탁드립니다.
감사합니다.
OO학회 조직위원회
프로그램 편성: 퍼즐 맞추기
시간 배분
| 발표 유형 | 발표 | 질의 | 총 |
|---|---|---|---|
| 기조강연 | 40~50분 | 10분 | 60분 |
| 초청강연 | 25~30분 | 5~10분 | 35분 |
| 구두발표 | 10~12분 | 3~5분 | 15분 |
주의할 점
- 같은 사람이 동시간대 다른 세션에 배정되면 안 됨 (의외로 자주 실수해요)
- 90분마다 쉬는 시간 15분
- 점심시간 최소 1시간
프로그램북 목차
1. 환영사 (대회장 인사말)
2. 조직위원회 명단
3. 후원사 안내
4. 장소 안내 (약도, 주차)
5. 전체 일정표
6. 세션별 발표 목록
7. 초록집
등록 관리
등록비 정하기
보통 이 정도 차이를 둡니다:
| 구분 | 사전등록 | 현장등록 |
|---|---|---|
| 정회원 | 200,000원 | 250,000원 |
| 비회원 | 250,000원 | 300,000원 |
| 학생(정회원) | 100,000원 | 130,000원 |
| 학생(비회원) | 130,000원 | 160,000원 |
현장등록을 비싸게 하는 이유는, 사전등록을 유도해야 준비가 수월하기 때문이에요.
참가자한테 보내는 이메일
| 언제 | 뭘 보내나요 |
|---|---|
| 등록 완료 시 | 확인 이메일, 영수증 |
| D-14 | 대회 안내 (장소, 일정, 준비물) |
| D-7 | 최종 안내 (프로그램 확정본, 교통) |
| D-1 | 당일 안내 (입장 방법, 현장 연락처) |
현장 운영
등록 데스크
준비물 체크리스트
- 노트북/태블릿 (등록 확인용)
- 명찰 프린터 (현장 출력용)
- 카드 결제기
- 명찰 + 목걸이 (여유 있게 준비)
- 프로그램북
- 현금 거스름돈
- 문구류 (펜, 테이프, 가위)
등록 데스크 운영 요령
- "성함 말씀해주세요"
- 시스템에서 검색
- 등록 확인 (결제 여부)
- 명찰 + 자료집 전달
- "OO 세션은 2층입니다" 안내
줄이 길어지면 등록 라인 추가하세요. 5분 이상 기다리면 참가자들 짜증 납니다.
세션 운영
좌장한테 미리 안내할 것
- 세션 시작/종료 시간
- 발표자 순서
- 시간 초과하면 어떻게 끊을지
- 비상 연락처
발표자 지원
- 발표 파일 미리 받아서 점검 (폰트 깨짐 등)
- 마이크, 포인터 작동 확인
- 물, 타이머 준비
터지면 이렇게 대응
| 상황 | 대응 |
|---|---|
| 발표자 불참 | 순서 당기거나 쉬는 시간 연장 |
| 프로젝터 안 됨 | 예비 노트북 연결, 안 되면 기술팀 호출 |
| 참가자 분쟁 | 일단 분리, 별도 공간에서 대화 |
| 의료 응급 | 119 먼저, 현장 조치는 그 다음 |
끝나고 해야 할 것
1주일 내
- 만족도 설문 발송
- 주요 참가자 인터뷰 (개선점 파악)
- 결산 (수입/지출 정리)
- 결과 보고서 초안
2개월 내
- 논문집/학술지 발간 (원고 수집 → 편집 → 발간)
- 이사회에 최종 보고
- 다음 대회 준비 사항 인수인계
마무리
학술대회 운영, 처음엔 버거워요. 할 게 너무 많으니까요. 근데 한 번 해보면 다음엔 훨씬 수월합니다. 중요한 건 기록을 남기는 거예요. 뭘 했고, 뭐가 문제였고, 어떻게 해결했는지 적어두세요. 다음에 진짜 도움 됩니다.
이 가이드가 첫 학술대회 준비하시는 분들께 조금이라도 도움이 됐으면 좋겠습니다.
글쓴이: 박서연 (학회 사무국 경력 5년, 현 마이스 올인원 파트너십팀)