사내 행사 처음 맡았을 때 챙겨야 할 것들
회사에서 갑자기 행사 담당자가 됐나요? 워크숍, 세미나, 채용박람회... 처음이라 막막할 때 보면 좋은 실무 체크리스트입니다.
회사에서 갑자기 "이번 워크숍 네가 맡아봐"라는 말을 들으셨나요?
저도 그랬어요. 마케팅팀에서 일하다가 어느 날 부장님이 "이번 하반기 세미나 기획 좀 해봐"라고 하시더라고요. 행사 기획이라곤 회식 장소 예약이 전부였는데요.
그때 제가 정리한 체크리스트를 공유합니다. 사내 행사 처음 맡으신 분들께 도움이 됐으면 해요.
먼저, 뭘 해야 하는지 파악하세요
"행사 기획해"라는 말이 구체적으로 뭘 의미하는지부터 확인해야 해요.
상사한테 물어볼 것들
| 질문 | 왜 중요한가요? |
|---|---|
| 행사 목적이 뭔가요? | 목적에 따라 형식이 달라져요 |
| 예산은 얼마나 있나요? | 모든 결정의 기준이 됩니다 |
| 참석자는 몇 명 예상하나요? | 장소, 케이터링, 자료 준비량 결정 |
| 언제까지 해야 하나요? | 준비 기간에 따라 할 수 있는 게 달라요 |
| 최종 결재권자는 누구인가요? | 중간에 뒤집히면 힘드니까 |
생각보다 이런 것들이 정해지지 않은 채로 "알아서 해봐"라고 하는 경우가 많아요. 미리 확인해두세요.
행사 유형별 특징
사내 세미나/교육
- 규모: 20~100명
- 중요한 것: 내용의 질, 강사 섭외
- 신경 쓸 것: 참석 독려 (다들 바쁘다고 안 오려고 함)
워크숍/팀빌딩
- 규모: 10~50명
- 중요한 것: 프로그램 구성, 팀 활동
- 신경 쓸 것: 장소 (회의실 말고 외부가 효과적)
채용박람회/설명회
- 규모: 50~500명
- 중요한 것: 지원자 경험, 회사 이미지
- 신경 쓸 것: 등록/안내 시스템
송년회/창립기념일
- 규모: 전 직원
- 중요한 것: 분위기, 식사, 이벤트
- 신경 쓸 것: 임원진 스케줄 확인
예산, 이렇게 잡으세요
예산 모르면 아무것도 못 해요. 대략적인 비용 구조를 알려드릴게요.
항목별 예상 비용 (50명 기준, 서울)
| 항목 | 최소 | 적정 | 여유 |
|---|---|---|---|
| 장소 대관 (반일) | 30만원 | 50만원 | 100만원+ |
| 케이터링 (1인) | 1.5만원 | 2.5만원 | 4만원+ |
| 현수막/배너 | 5만원 | 15만원 | 30만원 |
| 기념품 (1인) | 0원 | 1만원 | 3만원 |
| 강사비 (시간당) | 30만원 | 50만원 | 100만원+ |
| 음향/영상 장비 | 대관에 포함 | 30만원 | 50만원+ |
50명 반일 세미나 예시
- 최소: 150만원 (사내 회의실, 도시락, 내부 강사)
- 적정: 300만원 (외부 대관, 케이터링, 외부 강사)
- 여유: 500만원+ (호텔, 정식 케이터링, 유명 강사)
예산 협의 팁
"예산이 얼마야?"라고 물었을 때 "알아서 해"라고 하면, 이렇게 해보세요:
- 3가지 안을 만듭니다 (최소/적정/여유)
- 각 안별로 뭘 할 수 있는지 정리
- 결재권자한테 "어느 수준으로 할까요?" 확인
그래야 나중에 "왜 이렇게 돈 썼어?"라는 말 안 들어요.
장소, 이것만 확인하세요
체크리스트
필수 확인
- 수용 인원 (참석자 수 + 20% 여유)
- 테이블/좌석 배치 가능 여부
- 프로젝터/스크린/마이크 포함인지
- 와이파이 속도 (영상 틀 거면 중요)
- 주차 가능 여부 (몇 대까지?)
- 케이터링 반입 가능한지
- 예약금/취소 정책
있으면 좋은 것
- 대기 공간 (등록 전 대기용)
- 짐 보관 공간
- 별도 스피커룸
- 근처 식당 (점심 해결용)
장소 유형별 특징
사내 회의실
- 장점: 무료, 편함
- 단점: "회사 느낌" 그대로, 집중도 낮음
- 적합: 정기 교육, 내부 미팅
외부 세미나실
- 장점: 깔끔, 장비 갖춰짐, 가격 합리적
- 단점: 식사 해결이 애매함
- 적합: 반일 세미나, 소규모 워크숍
호텔 연회장
- 장점: 격식, 케이터링 우수
- 단점: 비쌈
- 적합: 대외 행사, VIP 대상
야외/이색 장소
- 장점: 색다른 경험, 팀빌딩에 좋음
- 단점: 날씨 변수, 장비 세팅 번거로움
- 적합: 워크숍, 팀빌딩
참석자 관리
참석 확인 받기
그냥 메일 보내면 절반도 답장 안 해요. 이렇게 해보세요:
- 공지 메일 - 행사 안내 + 참석 여부 폼 링크
- 리마인더 1 - D-7에 "아직 안 하신 분들~"
- 리마인더 2 - D-3에 직접 슬랙/전화로 확인
- 최종 안내 - D-1에 장소, 시간, 준비물
명단 관리
구글 시트 하나 만들어서 관리하세요.
| 이름 | 부서 | 연락처 | 참석확인 | 식사 | 비고 |
|---|---|---|---|---|---|
| 홍길동 | 마케팅 | 1234 | O | O | 채식 |
| 김철수 | 개발 | 5678 | O | X | 오후만 참석 |
| 이영희 | 인사 | 9012 | 미응답 | - | 리마인드 필요 |
D-Day 체크리스트
전날 확인
- 장소 담당자 연락처 저장
- 자료 출력 (여유 있게)
- 명찰/명단 준비
- 필요 물품 체크 (펜, 포스트잇, 마커 등)
- 발표 자료 USB + 클라우드 백업
- 케이터링 최종 인원 전달
당일 아침
- 1시간 전 도착
- 장비 테스트 (프로젝터, 마이크, 영상)
- 자료 배치
- 등록 데스크 세팅
- 와이파이 비밀번호 확인
- 에어컨/난방 조절
진행 중
- 등록 체크 (명단 확인)
- 사진 촬영 (보고용)
- 시간 체크 (지연되면 조정)
- 돌발 상황 대응 (마이크 안 됨, 배고픔 호소 등)
끝나고 해야 할 것
바로 해야 할 것
- 사진/영상 정리
- 설문 발송 (당일 또는 익일)
- 비용 정산
- 장소 정리/반납
1주일 내
- 결과 보고서 작성
- 만족도 결과 정리
- 개선점 기록 (다음에 참고)
- 감사 메일 발송 (참석자, 협조 부서)
결과 보고서 양식
[행사명] 결과 보고서
1. 개요
- 일시:
- 장소:
- 참석자: OO명 (초대 OO명 중)
2. 주요 내용
- 프로그램 요약
3. 성과
- 만족도: O.O / 5.0
- 주요 피드백
4. 비용
- 총 비용: OOO만원
- 항목별 내역
5. 개선점
- 다음에 반영할 사항
6. 첨부
- 사진, 설문 결과
자주 겪는 문제들
"참석률이 너무 낮아요"
- 임원진 참석 확정 → 아래 직원들도 옴
- 참석하면 좋은 이유 강조 (경품, 식사, 유익한 내용)
- 부서장한테 독려 요청
"예산이 없어요"
- 사내 공간 활용
- 내부 강사 섭외
- 케이터링 대신 도시락
- 기념품은 과감히 생략
"시간이 없어요"
- 외부 업체 도움받기 (케이터링, 장소)
- 템플릿 활용 (초대장, 명찰, 설문)
- 동료한테 역할 분담
마무리
사내 행사, 처음이면 막막합니다. 근데 한 번 해보면 요령이 생겨요. 핵심은 미리 확인하고, 기록 남기는 것입니다.
이 가이드가 갑자기 행사 담당자가 되신 분들께 도움이 됐으면 좋겠어요. 혹시 행사 준비하다 막히는 거 있으면 마이스 올인원 팀에 문의 주세요.
글쓴이: 최유진 (기업 마케팅팀 7년, 사내 행사 담당 3년, 현 마이스 올인원 프로덕트팀)