전시회 기획, 처음이라면 이거부터 보세요
전시회 기획 맡았는데 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면. 6개월 전부터 D-Day까지 빠뜨리기 쉬운 것들 정리했습니다.
전시회 처음 맡았을 때 솔직히 멘붕이었습니다. "부스 100개짜리 전시회 해봐"라는 말에 "네!" 했는데, 막상 시작하려니 뭐부터 해야 할지 모르겠더라고요.
검색해봐도 "전시회 기획 이론" 같은 거만 나오고, 실제로 뭘 언제 해야 하는지는 안 나와서요. 그래서 제가 정리했습니다. 3년간 전시회 10개 넘게 하면서 만든 체크리스트예요.
D-180 (6개월 전): 기본 뼈대 잡기
6개월 전이면 여유로워 보이는데, 막상 해보면 시간 금방 갑니다. 이때 빠뜨리면 나중에 고생해요.
목표부터 명확히
"성공적인 전시회"가 뭔지부터 정해야 해요.
| 뭘 원하세요? | 그러면 이게 KPI |
|---|---|
| 참가업체 많이 모으기 | 부스 계약 건수, 판매율 |
| 바이어 많이 데려오기 | 사전등록 관람객 수, 상담 건수 |
| 브랜드 알리기 | 언론 보도 건수, SNS 언급량 |
| 돈 벌기 | 매출, 순이익률 |
목표가 정해져야 나머지가 정해집니다.
장소 예약
인기 있는 컨벤션센터는 1년 전에 예약 꽉 찹니다. 지금 바로 확인하세요.
COEX
- 장점: 접근성 최고, 인지도 높음
- 단점: 비쌈, 경쟁 전시회 많음
- 예약: 최소 6개월 전 필수
KINTEX
- 장점: 넓음, 주차 편함, 가격 합리적
- 단점: 서울에서 멀다고 느끼는 분들 있음
- 예약: 3~6개월 전
BEXCO
- 장점: 부산/경남 타겟이면 최고
- 단점: 수도권 참가자 모으기 어려움
- 예약: 3~4개월 전도 가능
계약할 때 이것만 확인하세요:
- 전기 용량 (부스당 몇 kW까지?)
- 인터넷 포함인지 별도인지
- 리허설 시간 가능한지
- 취소 시 위약금
D-120 (4개월 전): 참가업체 모으기 시작
이때부터 진짜 바빠집니다. 참가업체 모집이 전시회 성패를 가르거든요.
모집 자료 준비
참가업체가 "참가하면 뭐가 좋은데?"에 대한 답을 줘야 해요.
참가 안내서에 넣을 것
- 예상 관람객 수와 프로필 (숫자로!)
- 작년 전시회 성과 (있으면)
- 부스 가격표
- 포함 사항 (기본 인테리어, 전기, 명패 등)
- 참가업체 혜택 (카탈로그 등재, 초청장 등)
세일즈 순서
- 기존 참가업체 먼저 - 작년에 참가했던 업체는 재참가율 높아요. 먼저 연락하세요.
- 업계 협회 통해서 - 협회에 공문 보내면 회원사에 뿌려줍니다.
- 콜드콜 - 힘들지만 해야 해요. 하루 30건 목표로.
- 온라인 광고 - 타겟 업종 키워드로 검색광고
부스 배치 원칙
부스 배치도 전략입니다.
- 입구 근처 = 프리미엄 - 여기 비싸게 받으세요
- 유사 업종은 모아서 - "IoT존", "소재관" 이런 식으로
- 경쟁사는 떨어뜨려서 - 마주보게 하면 둘 다 불편해요
- 화물 동선 고려 - 큰 장비 들어오는 업체는 반입구 근처로
D-60 (2개월 전): 홍보 풀가동
참가업체 모집과 관람객 모집을 동시에 해야 하는 시기입니다.
관람객 사전등록
사전등록 시스템 필수입니다
- 현장 등록만 하면 줄 서서 기다리느라 관람객 짜증 나요
- 등록 데이터로 참가업체한테 "이런 관람객 옵니다" 보여줄 수 있어요
- 명찰 미리 출력해두면 현장이 한결 여유로워집니다
홍보 채널별 타이밍
| 채널 | 시작 시점 | 포인트 |
|---|---|---|
| 공식 웹사이트 | D-120 | 참가업체 목록 계속 업데이트 |
| 이메일 마케팅 | D-60 | 2주 간격으로 리마인드 |
| 네이버/구글 광고 | D-45 | 업종 키워드 + 지역 타겟팅 |
| SNS | D-30 | 참가업체 소개, 이벤트 예고 |
| 보도자료 | D-14 | 미디어 리스트 미리 확보해두세요 |
D-7 (1주일 전): 현장 준비
이제 거의 다 왔습니다. 마지막 점검이에요.
운영 인력
100부스 기준으로 이 정도 필요해요:
- 총괄: 1명
- 참가업체 관리: 2~3명
- 등록/안내: 4~5명
- 현장 진행: 3~4명
- 비상 대응: 1~2명
인력 브리핑 꼭 하세요
- 전시장 배치도 숙지
- 비상시 대응 매뉴얼
- 담당 구역과 역할
- 연락 체계 (무전기 or 단톡방)
참가업체 매뉴얼 발송
D-5까지 보내세요:
- 반입 일시와 동선
- 부스 위치와 번호
- 현장 담당자 연락처
- 주차 및 식사 안내
- 철수 일정
D-Day: 현장에서 터지는 것들
아무리 준비 잘해도 현장에서 뭔가 터집니다. 당황하지 마세요.
자주 터지는 문제들
"전기가 안 들어와요" → 차단기 확인, 안 되면 전기 담당자 호출
"인터넷이 안 돼요"
→ 공유기 재부팅, 안 되면 모바일 핫스팟으로 임시 대응
"옆 부스가 우리 공간 침범해요" → 담당자가 가서 중재. 감정적으로 대응하면 안 됨
"물품이 안 왔어요" → 운송장 번호로 추적, 택배사 직접 통화
운영 체크 (매시간)
- 등록 대기줄 5분 이상이면 인력 증원
- 에어컨/난방 작동 확인
- 휴지통 비우기 (생각보다 빨리 참)
- 참가업체 순회하며 "불편한 거 없으세요?"
D+1 이후: 끝나고 해야 할 것
전시회 끝났다고 끝난 게 아닙니다.
바로 해야 할 것
- 참가업체 철수 확인
- 분실물 처리
- 대관 시설 점검 (파손 여부)
- 운영 인력 급여 정산
1주일 내 해야 할 것
- 참가업체 만족도 설문
- 관람객 설문 결과 정리
- 결산 (수입/지출 정리)
- 결과 보고서 작성
- 잘한 점/개선점 정리 (다음에 써먹어야 함)
마무리
전시회 기획, 처음엔 막막합니다. 근데 한 번 해보면 그 다음부턴 수월해져요. 이 체크리스트가 첫 전시회 준비하시는 분들께 도움이 됐으면 좋겠습니다.
혹시 전시회 준비하다 막히는 거 있으면 마이스 올인원 팀에 문의 주세요. 참가업체 관리부터 현장 등록까지 도와드릴 수 있어요.
글쓴이: 이지현 (전시기획 경력 7년, 현 마이스 올인원 고객성공팀)